Menulis
surat penawaran dalam bisnis itu tidak mudah kita harus membuat surat tersebut
halus dalam berkalimat. Karena apa? Karena surat penawaran biasanya mengajak calon
kolega untuk bekerja sama, tentunya agar saling untuk antar pihak.
Menulis
surat penolakan pun juga harus sangat halus agar si pengirim yang telah
menawarkan suatu bisnis atau yang lainnya tidak kapok lagi untuk membuat kerja
sama dengan perusahaan kita. Yang perlu kita perhatikan dalam penulisan ini
adalah :
1.Kop
surat terlebih dahulu yang harus di besarkan adalah nama perusahaan dengan font
size sekitar 18 dan wajib cetak tebal, karena ini untuk menegaskan siapa
pembuat surat tersebut. Setelah itu penulisan alamat surat sampi akhir bisa
menggunakan font size 14 atau 12. Tentunya dengan font yang tidak berlebihan
atau yang aneh – aneh, cukup gunakan yang simpel misalkan Times New Roman.
2.Pembuatan
garis pembatas antara isi dengan kop surat biasanya juga harus tebal dan tegas
biasanya dengan 2 garis, garis yang atas tebal dan garis dibawahnya bisa agak
tipis, di program ms.word ada pengaturannya jadi bisa diatur dengan mudah
dengan klik Insert > Shape > pilih garis lurus > buat garis sepanjang
kertas > format dan atur sedemikian indah dan rapi. Penulisan nomor pun juga
harus sesuai ketentuan misalkan
No : 14/PSJS/III/2014
14 adalah nomor urut pengeluaran surat
tersebut
PSJS adalah inisial pembuat sura
III dan 2014 adalah bulan dan tahun kita
membuat surat tersebut. Penulisan bulan harus memakai huruf romawi.
3.Penulisan
setelah ada garis pembatas biasanya ada nomor, tanggal, perihal dan lampiran. Khusus
tanggal, terletak di sebelah kanan (lurus nomor). Kemudian unruk perihal bisa
di taruh di bawah nomor / di bawah alamat tujuan dengan 1 tap.
4.Penulisan
alamat, perlu di perhatikan sekali karena di alamat tujuan ini adalah bagian
terpenting dari surat yang di buat dan jangan sampai berkesan berlebihan dan
menyinggung hati penerima surat. Misalkan
Kepada Yth. Bapak Ketua Pokja Prakerin
SMKN 2 Kediri
Jln. Veteran 5
Kota Kediri
Contoh di atas sangan berlebihan, kita
bisa menggunakan salah satu kata “kepada” atau “Yth.” Sebagai awalannya. Setelah
itu kata “bapak” tersebut tidak boleh di sertakan karena bisa saja ketuannya
adalah wanita. Agar baik lagi maka kita pakai alamat yang berikut ini saja
Kepada Ketua Pokja Prakerin
SMKN 2 Kediri
Jln. Veteran 5
Kota Kediri
Jauh telihat lebih indah dan simple.
5.Penggunaan
kalimat yang efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan kata dan mudah
di pahami. Misalkan saja di kalimat pembuka sebagai berikut
Kalimat pembuka tidak efektif :
“Bersama dengan surat penawaran
ini, kami bermaksut untuk mengenalkan perusahaan kami yang bergerak dalam
bidang perakitan komputer dan perusahaan kami adalah perusahaan yang
telah berdiri selama 6 tahun yang lalu”
Kata yang digaris bawahi merupakan
pemborosan kata, maka dari itu kita harus bisa membuat kalimat agar efekti dan
efisien.
6.Penggunaan
kata “saudara” harus di awali huruf besar, menjadi “Saudara”
7.Gunakan
kalimat yang menarik atau dengan promo – promo yang menarik untuk membuat
penerima surat mengiyakan keinginan anda, jika dalam surat penawaran. Tetapi gunakan
bahasa yang halus dan sanjungan atau bahkan ajakan lain kali ketika kita
menolak suatu penawaran bisnis atau yang lainnya, jika dalam surat penolakan
8.Penutup,
pakailah ucapan terimakasih agar si penerima surat tidak merasa sia – sia untuk
membaca surat anda.
9.Tulis
siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut, biasanya letaknya setelah
hormat kami yang lurus dengan tanggal di bawah kanan kop surat.
10.
Setelah
semua selesai ditulis, tuliskan juga inisial siapa yang bertanggung jawab dan
yang menulis surat tersebut. Misalkan dalam penulisan tersebut yang bertanggung
jawab adalah Predy Syamsudin dan menulis surat tersebut adalah Jono Kuncoro. Maka
disingkat PS/jk, yang kapital adalah yang bertanggung jawab dan yang huruf
kecil adalah yang menulis.
11.
Jika ada lampiran besertakan lampiran
dengan judul “Lampiran 1” dan seterusnya. Ada pengecualian apabila ada tabel,
maka tabel tersebut bisa di perkecil. Buat rapi dan indah sedemikian rupa agar
pembaca merasa tertarik.
Berikut untuk lebih jelasnya bagaimana penulisan surat penawaran dan penolakan yang baik
dan benar
Surat Penawaran (download)
Surat Penolakan (download)
Dosen Pembimbing :
nanangsuryadi.lecture.ub.ac.id
Berikut untuk lebih jelasnya bagaimana penulisan surat penawaran dan penolakan yang baik
dan benar
Surat Penawaran (download)
Surat Penolakan (download)
Dosen Pembimbing :
nanangsuryadi.lecture.ub.ac.id
