Penulisan Surat Penawaran dan Penolakan yang Baik dan Benar

Menulis surat penawaran dalam bisnis itu tidak mudah kita harus membuat surat tersebut halus dalam berkalimat. Karena apa? Karena surat penawaran biasanya mengajak calon kolega untuk bekerja sama, tentunya agar saling untuk antar pihak.

Menulis surat penolakan pun juga harus sangat halus agar si pengirim yang telah menawarkan suatu bisnis atau yang lainnya tidak kapok lagi untuk membuat kerja sama dengan perusahaan kita. Yang perlu kita perhatikan dalam penulisan ini adalah :

1.Kop surat terlebih dahulu yang harus di besarkan adalah nama perusahaan dengan font size sekitar 18 dan wajib cetak tebal, karena ini untuk menegaskan siapa pembuat surat tersebut. Setelah itu penulisan alamat surat sampi akhir bisa menggunakan font size 14 atau 12. Tentunya dengan font yang tidak berlebihan atau yang aneh – aneh, cukup gunakan yang simpel misalkan Times New Roman.

2.Pembuatan garis pembatas antara isi dengan kop surat biasanya juga harus tebal dan tegas biasanya dengan 2 garis, garis yang atas tebal dan garis dibawahnya bisa agak tipis, di program ms.word ada pengaturannya jadi bisa diatur dengan mudah dengan klik Insert > Shape > pilih garis lurus > buat garis sepanjang kertas > format dan atur sedemikian indah dan rapi. Penulisan nomor pun juga harus sesuai ketentuan misalkan

No : 14/PSJS/III/2014

14 adalah nomor urut pengeluaran surat tersebut

PSJS adalah inisial pembuat sura

III dan 2014 adalah bulan dan tahun kita membuat surat tersebut. Penulisan bulan harus memakai huruf romawi.

3.Penulisan setelah ada garis pembatas biasanya ada nomor, tanggal, perihal dan lampiran. Khusus tanggal, terletak di sebelah kanan (lurus nomor). Kemudian unruk perihal bisa di taruh di bawah nomor / di bawah alamat tujuan dengan 1 tap.

4.Penulisan alamat, perlu di perhatikan sekali karena di alamat tujuan ini adalah bagian terpenting dari surat yang di buat dan jangan sampai berkesan berlebihan dan menyinggung hati penerima surat. Misalkan

Kepada Yth. Bapak Ketua Pokja Prakerin

SMKN 2 Kediri

Jln. Veteran 5

Kota Kediri

Contoh di atas sangan berlebihan, kita bisa menggunakan salah satu kata “kepada” atau “Yth.” Sebagai awalannya. Setelah itu kata “bapak” tersebut tidak boleh di sertakan karena bisa saja ketuannya adalah wanita. Agar baik lagi maka kita pakai alamat yang berikut ini saja

Kepada Ketua Pokja Prakerin

SMKN 2 Kediri

Jln. Veteran 5

Kota Kediri

Jauh telihat lebih indah dan simple.

5.Penggunaan kalimat yang efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan kata dan mudah di pahami. Misalkan saja di kalimat pembuka sebagai berikut

Kalimat pembuka tidak efektif :

“Bersama dengan surat penawaran ini, kami bermaksut untuk mengenalkan perusahaan kami yang bergerak dalam bidang perakitan komputer dan perusahaan kami adalah perusahaan yang telah berdiri selama 6 tahun yang lalu”

Kata yang digaris bawahi merupakan pemborosan kata, maka dari itu kita harus bisa membuat kalimat agar efekti dan efisien.

6.Penggunaan kata “saudara” harus di awali huruf besar, menjadi “Saudara”

7.Gunakan kalimat yang menarik atau dengan promo – promo yang menarik untuk membuat penerima surat mengiyakan keinginan anda, jika dalam surat penawaran. Tetapi gunakan bahasa yang halus dan sanjungan atau bahkan ajakan lain kali ketika kita menolak suatu penawaran bisnis atau yang lainnya, jika dalam surat penolakan

8.Penutup, pakailah ucapan terimakasih agar si penerima surat tidak merasa sia – sia untuk membaca surat anda.

9.Tulis siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut, biasanya letaknya setelah hormat kami yang lurus dengan tanggal di bawah kanan kop surat.

10.                         Setelah semua selesai ditulis, tuliskan juga inisial siapa yang bertanggung jawab dan yang menulis surat tersebut. Misalkan dalam penulisan tersebut yang bertanggung jawab adalah Predy Syamsudin dan menulis surat tersebut adalah Jono Kuncoro. Maka disingkat PS/jk, yang kapital adalah yang bertanggung jawab dan yang huruf kecil adalah yang menulis.

11.                        Jika ada lampiran besertakan lampiran dengan judul “Lampiran 1” dan seterusnya. Ada pengecualian apabila ada tabel, maka tabel tersebut bisa di perkecil. Buat rapi dan indah sedemikian rupa agar pembaca merasa tertarik.

Berikut untuk lebih jelasnya bagaimana penulisan surat penawaran dan penolakan yang baik
dan benar 
Surat Penawaran (download)
Surat Penolakan (download)

Dosen Pembimbing :
nanangsuryadi.lecture.ub.ac.id